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檔案加工流程介紹
注釋：我公司建議使用我們自己的檔案加工掃描軟件，這樣便于提高工作效率和精確考核工作人員的工作績效。
1、領取檔案
檔案領取由加工方專人負責，即由項目經理負責辦理領取檔案手續，其他人不得越權簽領檔案。
領取檔案時，加工方人員必須仔細與電腦登記的檔案號進行比對，確保不要少、漏。領取時要檢查每一份檔案是否有缺頁現象，如有則拒絕接收，待檔案室更正后方能領取。領取時雙方的經辦人在交接本上簽名確認。
2、整理檔案
2.1分類、排列
檔案按實際需求進行分類，如可以按年代、按部門、按檔案性質等條件進行分類，每類再按照時間先后順序排列存放。
2.2>編目
歸檔文件依據分類方案和編件號順序編制歸檔文件目錄。
文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型(長×寬297mm×210mm)。
文件目錄裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置檔案號、分類、年份等項目。
2.3裝盒
將歸檔文件按時間順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
檔案盒封面標明檔案號，人名等信息。檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置檔案號、分類、等必備項。
檔案盒采用無酸紙制作。
備考表：備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。
檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。
日期：歸檔文件整理完畢的日期。
2.4整理裝訂的標準
掃描前通過為檔案文件分類、排序、編寫頁碼（此項用戶已經完成）、平整、去釘、裱補、蓋章標注等整理工作，保證檔案掃描時的安全、質量和效率。掃描完成后按規范裝訂立卷。保證檔案資料無遺漏，無插錯案袋。
- 對掃描檔案，在檔案袋正面固定位置蓋章標示，以區分已掃描和未掃描案；在檔案閱卷記錄處記錄掃描處理情況（處理時間，頁數，備注等）；對復制件資料在圖像和數據庫中都要標志為“復制件”。
- 原已規范裝訂的書本式文件，不能分拆。書本式文件若主件是原件，則其中附帶的復制件資料都當作原件。
- 整理時發現的操作人員無法處理的放錯案袋的資料，提交檔案館人員處理。
- 裝訂時打印新的卷內目錄，卷內目錄和檔案封面的紙張和字跡要求符合規范。
- 舊案袋上的歸檔號剪下，用白乳膠貼于新檔案封面上。
- 舊案袋的中所有作廢資料標記上檔案號，集中提交檔案館人員處理。
- 要使歸檔文件齊全完整。已破損的文件先進行修整，字跡模糊或易退變的文件先進行復印。
- 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裱補和裝訂材料等符合檔案保護要求。
- 對于修裱成品盡量保持檔案原貌，不得損害原件上任何歷史痕跡，不得造成文字等信息洇褪擴散；修裱成品具有較高的耐折度和撕裂度，以利于延長檔案壽命；修裱成品應薄且光潔、舒展平整、質地柔軟。裱件不崩裂，不變形走樣，托紙與檔案原件不形成空殼；需要裝訂的檔案裱件，在修裱、整裁后留有裝訂邊，以便成卷成冊裝訂。
裝訂檔案時保持規定的卷內文件順序。
2.5托裱
檔案托裱，主要是針對社保檔案中很大一部分醫療報銷發票，有些很多張發票層疊粘貼在一張A4紙上的，需要重要每張跟原來的托紙進行分離，通過平貼的方式利用新的A4紙進行平貼，要求表面平整，不能有多余的漿糊溢出，無翹起。最終能順利通過高速掃描儀，并與原來的檔案能連為一體。
3、掃描
通過掃描的方法把以紙介質為載體的文件資料由模擬信息轉變為數字信息，并按一定的質量要求對電子文件進行加工和制作，然后存儲在磁盤或光盤介質上，確保檔案電子圖像完整、清晰、無誤，保證圖像和檔案實體一一對應。
- 掃描方式。對于用黑白二值掃描無法正確反映其上彩色信息的檔案資料，以及彩色照片等，可使用彩色掃描；對于黑白照片及使用黑白二值掃描不能獲得清晰圖像的檔案資料，可使用灰度掃描；對于上述情況外的大部分檔案資料，使用黑白二值掃描。
- 選擇分辨率基準：文字和字體較大的圖紙200dpi，字體較小的圖紙300dpi，照片100dpi。可根據實際情況調整分辨率及其他相關參數。
- 對掃描方式和分辨率的選擇，符合以下原則：閱覽和打印圖像清晰（與原實體一致），圖像存儲量適中——A3以內圖像的存儲量：黑白方式平均為100K以內，彩色方式平均為300K以內。
- 所有A0幅面以內（包括A0幅面）的檔案資料按原幅面一次掃描完成，不作分幅掃描再拼接圖像。
- 對于特大檔案，我們采用數碼相機照相功能進行加工錄入。
4、圖像后處理
盡管系統已經具備了自動去黑邊、自動糾偏、自動去空白頁的功能，但有些不能成功進行自動處理的，需要手工進行精修的圖像還是需要進行圖像后處理工序。
包括：去黑邊、糾偏、去空白頁、整理順序、裁減、調節亮度、旋轉。
對質量不過關的圖像文件重掃。
5、錄入及目錄打印
盡管系統已經具備了檔案頁屬性自動識別的功能，一方面需要進行對自動識別的結果進行校對，另一方面對于年代久遠的非印刷體檔案、非標準格式的檔案，無法進行自動識別，依然還是需要手工錄入。
注釋：該環節為可選項，可根據實際情況決定是否需要錄入。
6、驗收
由甲方組織驗收，加工方進行配合。依照驗收標準進行驗收。對于驗收不合格的檔案：
①驗收實物檔案：對于整理/裝訂不合格的檔案退回到重新裝訂工序，重新整理和裝訂。
②驗收電子檔案記錄：對于掃描不合格的檔案，退回到掃描工序，重新掃描。對于錄入不合格（包括目錄不合要求）的檔案，退回到錄入工序。
不合格部分經過整改后，重新提交審核、驗收。
7、歸還檔案
我們對實物檔案進行檢查，確保無缺、失后歸還給檔案室，并在系統中進行歸還登記。
數字化加工現場圖像：
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